關(guān)于規(guī)范建設(shè)工程竣工項(xiàng)目檔案報(bào)送
工作的通知
各建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位：
為加強(qiáng)建設(shè)工程文件編制管理，提高報(bào)送建設(shè)工程竣工文件材料的質(zhì)量，進(jìn)一步明確建設(shè)工程文件形成內(nèi)容及具體報(bào)送內(nèi)容，依據(jù)湖北省建設(shè)廳〈關(guān)于印發(fā)《湖北省建設(shè)工程竣工檔案編制及報(bào)送規(guī)定》的通知〉(鄂建[2010]92號(hào))及武漢市城建檔案館〈關(guān)于下發(fā)執(zhí)行《建設(shè)工程竣工檔案歸檔內(nèi)容及排列順序》的通知〉（武城檔[2010]4號(hào)，現(xiàn)就報(bào)送建設(shè)工程竣工項(xiàng)目檔案填寫《建設(shè)工程文件要錄》（簡(jiǎn)稱〈要錄〉）的具體要求通知如下：
一、填寫內(nèi)容
《要錄》填寫的內(nèi)容包括：工程名稱、編制單位、序號(hào)、文件材料名稱、文件編號(hào)、備注。
說明及整改內(nèi)容、承擔(dān)的責(zé)任；文件材料自評(píng)意見；城建檔案員及證號(hào)、編制時(shí)間、編制單位（章）。
二、填寫原則：
在填寫《要錄》前，文件材料編制單位應(yīng)認(rèn)真按照市城建檔案館指導(dǎo)性控制收集范圍《建設(shè)工程竣工檔案歸檔內(nèi)容及排列順序》，核查建設(shè)過程中歸檔文件材料內(nèi)容，文件材料排列順序。結(jié)合工程實(shí)際，對(duì)建設(shè)過程中產(chǎn)生的具有個(gè)性化和重要憑證作用的需要?dú)w檔的文件材料，應(yīng)在城建檔案館的指導(dǎo)下，確定具體歸檔內(nèi)容。
三、填寫要求：
1、“編制單位”的填寫
應(yīng)填寫文件產(chǎn)生單位，如“建設(shè)工程建設(shè)單位文件”編制單位為建設(shè)單位，“工程監(jiān)理文件”編制單位為監(jiān)理單位，各施工階段文件編制單位為施工單位。
2、序號(hào)
按文件內(nèi)容分層次填寫，如一、1、2、（1）、（2）、（3）填寫。其中類別號(hào)按《建設(shè)工程竣工檔案歸檔內(nèi)容及排列順序》表中內(nèi)容填寫，不可更改，下一級(jí)別編號(hào)按工程實(shí)際情況填寫。
3、文件材料名稱
填寫本工程中產(chǎn)生的文件材料的具體題名：如表中“建設(shè)工程立項(xiàng)批復(fù)及申請(qǐng)報(bào)告”一欄應(yīng)填寫為“關(guān)于申請(qǐng)集資建設(shè)經(jīng)濟(jì)適用房的報(bào)告(中設(shè)管[2008]310號(hào))、關(guān)于******申請(qǐng)小型基建投資建設(shè)計(jì)劃的批復(fù)（電管工程[2008]10號(hào)）。
4、文件編號(hào)
填寫文件制發(fā)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、或個(gè)人編寫的順序號(hào)，包括發(fā)文字號(hào)、圖號(hào)等。如填寫文件發(fā)文字號(hào)為“中設(shè)管[2008]310號(hào)”“WC-昌2007-011號(hào)”。
5、備注主要填寫在檔案利用中要說明的問題，如本文存檔為復(fù)印件，本文原件存**處。
6、說明及整改內(nèi)容、承擔(dān)的責(zé)任
主要填寫“指導(dǎo)性控制收集檔案內(nèi)容”不能滿足檔案館接收控制性要求的，需說明的事項(xiàng)、整改補(bǔ)救的辦法及為此應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任。如“湖北省建設(shè)工程施工圖設(shè)計(jì)文件（勘察文件）審查合格書”原件遺失存檔為復(fù)印件，我單位在原審批單位加蓋章作為存檔備查，以上內(nèi)容我單位愿意承擔(dān)在檔案利用過程中的責(zé)任。
7、文件材料自評(píng)意見
對(duì)報(bào)送的文件材料評(píng)價(jià)是否符合歸檔要求。
四、關(guān)于復(fù)印件的界定
為便于檔案利用中出具檔案原件證明章，存檔文件中凡加蓋章后經(jīng)復(fù)印，再加蓋公章的文件材料統(tǒng)一界定為復(fù)印件。填寫《要錄》時(shí)應(yīng)在備注欄中標(biāo)注“復(fù)印件”。
武漢市城市建設(shè)檔案館
2011年5月9日